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Daten lassen sich zwischen den Umgebungen deiner Organisation einfach kopieren. So kannst du deinen Katalog erst in einer Sandbox einrichten und testen und danach in die Live-Umgebung übertragen. Um Daten zu übertragen, wechsle in die Umgebung, die sie erhalten soll, und öffne Einstellungen > Übertragungen. Dort startest du die Datenübertragung und wählst die Quelle aus, aus der die Daten kommen. Im Ziel entstehen neue Datensätze. Datensätze, die du früher schon übertragen hast, werden aktualisiert. Die Quelle bleibt unverändert, und auch im Ziel löscht eine Übertragung nichts. Verwendet das Ziel einen Datensatz schon, etwa ein Produkt mit laufenden Abos, bleibt er, wie er ist.

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Rollen und Rechte

Um Daten zu übertragen, brauchst du im Ziel die Rolle Administrator und in der Quelle ein aktives Konto, dessen Rolle alle Daten lesen darf, die du überträgst. Fehlt dir in der Quelle ein Recht, nennt die App die betroffenen Datenbereiche. Du wählst sie dann ab oder lässt dir das Recht in der Quelle geben. Den Eintrag Übertragungen siehst du, wenn die Übertragung von Daten für deine Organisation eingeschaltet ist und deine Rolle das Recht „Umgebungen anlegen und löschen“ hat. Alle Administratoren des Ziels sehen die Übertragungen in ihre Umgebung. Bestätigen und abbrechen kannst du nur eine Übertragung, die du selbst gestartet hast. Eine Ausnahme ist die Übertragung, die beim Anlegen deiner Live-Umgebung für dich gestartet wurde: Unter Erstellt von steht dort „Fynn-Support“, und jeder Administrator der Live-Umgebung kann sie abbrechen.

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Vorschau und Start

Wähle die Quelle und die Datenbereiche und erstelle eine Vorschau. Sie zeigt für jeden Teil, wie viele Datensätze neu angelegt, aktualisiert und ausgelassen würden, und nennt für jeden ausgelassenen Datensatz den Grund. Im Ziel ändert sich erst etwas, wenn du die Übertragung startest. Überträgst du in eine Live-Umgebung, tippst du vorher deren Kennung ab. Die Vorschau gilt eine Stunde. Danach erstellst du mit Vorschau neu erstellen eine neue mit derselben Auswahl. Eine laufende Übertragung stoppst du mit Übertragung abbrechen. Teile, die noch nicht begonnen haben, werden dann ausgelassen, und ein Teil, der gerade läuft, wird fertig übertragen oder vollständig zurückgenommen. Fertige Teile bleiben im Ziel. In eine Umgebung läuft immer nur eine Übertragung. Daten löschen kannst du in Quelle und Ziel erst wieder, wenn die Übertragung beendet ist. Umgekehrt startet eine Übertragung erst, wenn dort keine Daten mehr gelöscht werden.

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Datenbereiche

Ein Datenbereich bringt die Teile anderer Bereiche mit, auf die seine Datensätze verweisen. Die App zeigt sie unter dem gewählten Bereich als „Wird mitübertragen“. Ein mitgebrachter Teil überträgt alle seine Datensätze aus der Quelle. Mit den Plänen bekommst du also alle Produkte und Preispläne der Quelle, aber keine Produktgruppen.

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Einstellungen

  • Einstellungen: Buchhaltung und Buchungskonten, Abrechnung und Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Kundenbereich, Kundenseite, Angebote, Rücklastschriften, das Aussehen der PDF-Dokumente und die DATEV-Mandanten- und Beraternummer.
  • Steuergruppen: eigene Steuergruppen mit ihren Steuersätzen. Ein vorhandener Steuersatz wird nie geändert, neue kommen hinzu.
  • Kontenrahmen: fehlende Buchungskonten werden angelegt, bei vorhandenen ändert sich nur der Name. Der Kontenrahmen selbst (SKR03 oder SKR04) wechselt nur in einem Ziel, das noch nicht abrechnet.
  • Nummernkreise: Format, Länge und Art, nie der Zählerstand. Hat das Ziel aus einem Nummernkreis schon Nummern vergeben, bleibt sein Format.
  • Vertriebskanäle: die Einstellungen zu Kundenbereich, Bestellungen, Kundenportal und Belegen, der Absendername und der Schalter für den E-Mail-Versand.
  • E-Mail-Vorlagen, Dokumentvorlagen, Layouts und Logos: eine Datei des Ziels wird dabei nie überschrieben.
  • Mahnregeln, Kündigungsgründe und Regeln für Rücklastschriften.
  • Rollen: eigene Rollen mit ihren Rechten. Eine eigene Rolle, die im Ziel schon jemand hat, bleibt, wie sie ist.
Mit Team übernehmen erhalten die Benutzer der Quelle ein Konto im Ziel, mit ihrer Rolle aus der Quelle und ohne E-Mail. Ein vorhandenes Konto im Ziel behält seine Rolle. In eine Live- oder Migrations-Umgebung wird niemand übernommen, dessen Rolle dort Administrator wäre oder Benutzer oder API-Schlüssel verwalten dürfte. Diese Rechte vergibst du im Ziel selbst. Rechnet das Ziel schon ab, weil es eine Rechnung oder ein laufendes Abo hat, behält es seine Einstellungen zu Abrechnung, Rechnungserstellung, Buchhaltung, Buchungskonten, DATEV und Zahlungserinnerungen. Ebenso bleiben dort der E-Mail-Versand der Vertriebskanäle, die Schalter der E-Mail-Vorlagen, die Mahnregeln und die Regeln für Rücklastschriften. Eine Übertragung aus einer Sandbox ändert deshalb nie, wie deine Live-Umgebung ihre Kunden abrechnet und anschreibt. Die Vorschau listet jede dieser Einstellungen mit ihrem bisherigen und dem neuen Wert.

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Katalog

Einheiten, Kostenstellen, Zusatzfelder, Produktkategorien, Produkte mit ihren Übersetzungen und Preisplänen, Produktgruppen und die Pläne der bisherigen Planverwaltung. Der Katalog bringt die Steuergruppen, Vertriebskanäle und Messgrößen der Quelle mit. Preise werden mit allen Nachkommastellen übernommen. Preispläne einzelner Kunden gehören zum Bereich Kunden.

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Pläne, Messgrößen und Features

Pläne kommen mit ihren Stufen und den Produkten und Mengen jeder Stufe. Sie bringen alle Produkte und Preispläne der Quelle mit. Messgrößen für nutzungsbasierte Preise kommen mit allen Versionen. Eine Version, die das Ziel verwendet, wird nicht geändert, und auf sie folgt dort keine neue Version, damit ihre Nutzungsdaten weiter ankommen. Features kommen mit ihrer Zuordnung zu Produkten und Preisplänen und behalten ihre ID, weil Integrationen sie darüber ansprechen. Die Ansprüche der Kunden auf Features werden nicht übertragen.

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Rabatte und Provisionspläne

Rabatte sind Gutscheine mit ihren Beschränkungen auf Produkte und Pläne. Fehlt das Produkt oder der Plan einer Beschränkung im Ziel, wird der ganze Gutschein ausgelassen, damit er dort nicht für mehr gilt als in der Quelle. Übertrage in diesem Fall den Katalog oder die Pläne mit. Provisionspläne kommen mit ihren Regeln, den Provisionseinstellungen und den Vertriebsmitarbeitern samt Kundenzuordnungen. Ein Plan mit einer Regel für ein Produkt, das im Ziel fehlt, wird ausgelassen. Ein Vertriebsmitarbeiter mit Benutzerkonto wird nur übertragen, wenn dieselbe Person im Ziel ein aktives Konto hat. Vertriebsmitarbeiter aus einer angebundenen Software wie xentral bleiben in der Quelle. Kundenzuordnungen kommen nur für Kunden mit, die schon im Ziel sind.

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Asset-Typen

Asset-Typen mit ihren Merkmalen, Status, Tauschgründen, Prüfpunkten für Rückgaben, Produkten und Zubehör. Die Assets selbst werden nicht übertragen.

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Kunden

Die Stammdaten deiner Kunden mit E-Mail-Adressen, aktiven Adressen, Kundengruppe, übergeordneten Kunden, Partnern, den Werten der Zusatzfelder und den Kundeneinstellungen zu Abrechnung, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und E-Rechnungen. Dazu kommen die Preispläne einzelner Kunden. Jeder neue Kunde erhält im Ziel die Zahlungsmethode Überweisung. Andere Zahlungsmethoden, SEPA-Mandate, Abos, Rechnungen, Guthaben und Zugänge zum Kundenportal bleiben in der Quelle. Die Kundennummern bleiben, wie sie in der Quelle sind, und der Nummernkreis des Ziels springt danach über die höchste übertragene Nummer. Bei einem Kunden, den das Ziel schon hat, bleiben Kundennummer, DATEV-Nummer, Währung, externe ID und Kundenart. Abweichungen nennt der Bericht. In eine Sandbox kommen Kunden nur aus einer anderen Sandbox, damit keine echten Kundendaten in eine Testumgebung gelangen. In eine Live- oder Migrations-Umgebung überträgst du Kunden aus jeder Umgebung. Deine Kunden merken von der Übertragung nichts: Es gehen keine E-Mails und keine Webhooks hinaus, und kein Kunde wird mit einem CRM abgeglichen. Hat das Ziel einen aktiven Webhook für payment_method.created, werden dort keine neuen Kunden angelegt, weil die Zahlungsmethode Überweisung jedes neuen Kunden diesen Webhook auslösen würde. Diese Kunden stehen im Bericht mit dem Grund „An externen Dienst gebunden“.

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Ausnahmen

Folgende Daten bleiben bei jeder Auswahl in der Quelle. Verbindungen nach außen richtest du im Ziel selbst ein.
  • Zahlungsmethoden, SEPA-Mandate und Bankkonten deiner Kunden
  • Verbindungen zu Zahlungsanbietern wie Stripe und PayPal, zu DATEV, zu CRM- und ERP-Software, zum Briefversand und zum Speicher für Dokumente
  • Mailserver, eigene Domains, E-Mail-Domains und Absenderadressen, die freigegebenen Empfänger-Domains einer Sandbox
  • die Gläubiger-ID und das Bankkonto für SEPA-Lastschriften
  • Webhooks, API-Schlüssel, Service-Accounts und OAuth-Clients
  • die Einstellungen für Benachrichtigungen, zusätzliche Empfänger von Rechnungs-E-Mails, der Gegenzeichner von Angeboten und die Websites, die das Kundenportal einbetten dürfen
  • Abos, Rechnungen, Zahlungen, Buchungen, Bestellungen, Angebote, Mahnungen und Monatsabschlüsse
  • Assets, Nutzungsdaten, Guthaben, Einlösungen von Gutscheinen, Provisionen und Auszahlungen
  • die Zählerstände der Nummernkreise und die Zugänge zum Kundenportal
Auch das Abrechnungsverfahren einer Umgebung wird nicht übertragen.

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Erneut übertragen

Jede Übertragung merkt sich, welcher Datensatz der Quelle zu welchem im Ziel gehört. Beim nächsten Mal werden diese Datensätze aktualisiert statt neu angelegt. Das gilt auch über mehrere Umgebungen hinweg: Ein Produkt, das du aus derselben Sandbox in eine Migrations-Umgebung und in die Live-Umgebung übertragen hast, wird bei einer Übertragung von der Migrations-Umgebung in die Live-Umgebung nicht verdoppelt. Ein Beispiel: Du hast den Katalog aus der Sandbox in die Live-Umgebung übertragen. Wochen später benennst du in der Sandbox die Produkte „Support“ und „Cloud Paket“ um. In der Live-Umgebung verkauft inzwischen ein Checkout-Link das Cloud Paket. Die nächste Übertragung aktualisiert „Support“ und lässt das Cloud Paket mit dem Grund „In Verwendung“ aus. Den neuen Namen trägst du dort von Hand ein. Gab es noch keine Übertragung, sucht sie im Ziel nach einem Datensatz mit demselben eindeutigen Kennzeichen, etwa dem Code eines Gutscheins, eines Plans oder einer Kostenstelle oder der externen ID eines Kunden. Produkte und Preispläne haben kein solches Kennzeichen. Ein Produkt, das du in beiden Umgebungen von Hand angelegt hast, gibt es nach der ersten Übertragung deshalb zweimal. Übertrage den Katalog früh und pflege ihn danach in der Quelle, dann bleibt jedes Produkt mit seinem Gegenstück verbunden. Ein Kunde ohne frühere Übertragung und ohne externe ID, dessen Kundennummer im Ziel schon vergeben ist, wird ausgelassen. Zwei Kunden werden nie nur wegen ihrer Kundennummer zusammengeführt.

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Ergebnis und ausgelassene Datensätze

Nach der Übertragung zeigt Ergebnis für jeden Teil, wie viele Datensätze angelegt, aktualisiert und ausgelassen wurden. Schlägt ein Teil fehl, werden seine Änderungen vollständig zurückgenommen, und die Teile, die ihn brauchen, werden ausgelassen. Die übrigen Teile laufen weiter. Wurde mindestens ein Teil fertig, endet die Übertragung mit „Teilweise fehlgeschlagen“. Unter Ausgelassene Datensätze steht zu jedem Eintrag ein Grund. Die Liste zeigt höchstens 5.000 Einträge je Teil, die Gesamtzahlen stimmen trotzdem. Haben Quelle und Ziel verschiedene Zeitzonen, zeigt die Vorschau den Hinweis „Abweichende Zeitzone“. Zeitpunkte wie Gültigkeitszeiträume werden unverändert übernommen, ein Datum kann im Ziel also anders aussehen.

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Daten beim Anlegen einer Umgebung übernehmen

Beim Anlegen einer Sandbox oder Migrations-Umgebung kopierst du Daten gleich mit, siehe Daten beim Anlegen übernehmen. Es gelten dieselben Datenbereiche und Regeln wie auf dieser Seite. Weil die neue Umgebung leer ist, läuft diese Übertragung ohne Vorschau und ohne Bestätigung, und du findest sie danach unter Einstellungen > Übertragungen.